Merancang Dan Menyebarkan Proses Yang Berpusat Pada Manusia

Banyak upaya diselesaikan pada tahun -tahun terakhir untuk melakukan proses insinyur untuk mengotomatiskan semua atau bagian dari ini. Sejumlah besar perusahaan telah mengubah proses mereka sebagai konsekuensi dari pengenalan sistem perangkat lunak baru, yang bertujuan untuk merampingkan manajemen kantor belakang dan depan mereka. Perusahaan bahkan telah mengurus proses melintasi batas -batas perusahaan untuk mengoptimalkan komunikasi dengan klien, pemasok, dan mitra. Karakteristik minat ini adalah yang telah didorong oleh teknologi.

Dalam beberapa tahun terakhir kita telah melihat pengenalan sistem ERP dan CRM, sistem manajemen konten dan dokumen, program otomatisasi alur kerja, dll.. Yang (atau akan) membantu bisnis mencapai pemanfaatan sumber dayanya yang lebih efisien. Tampaknya CIO percaya bahwa portofolio TI yang mengesankan dapat secara langsung mengarah pada proses yang lebih baik.

Namun lebih sedikit perhatian telah diarahkan pada sisi manusia dari optimasi proses. Banyak uang yang dihabiskan untuk membayar staf oleh perusahaan konsultan kelas dunia, izin produk perangkat lunak terbaik, dll.. Dan biasanya nilai menggunakan prosedur baru secara efektif diremehkan. Merancang dan mendokumentasikan proses yang ditingkatkan tidak menciptakan nilai bagi bisnis. Hanya ketika prosedur baru ini dilakukan di dunia aktual nilai itu dibuat.

Jika kami menggunakan metafora populer yang membandingkan perusahaan dengan orkestra, Anda dapat memiliki musisi (pekerja) terbaik yang menikmati instrumen terbaik (sistem perangkat lunak) bersama dengan skor musik (prosedur) secara berurutan. Nilai muncul ketika mereka mulai bermain bersama dengan cara yang terkoordinasi.

Tujuan dari sebagian besar proyek Rekayasa Proses Bisnis (BPR) adalah untuk meningkatkan kualitas barang dan jasa yang dihasilkan, untuk menurunkan harga, untuk mengurangi waktu pengembangan, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, dll. Di garis bawah apa yang perlu Anda sadari adalah bahwa orang bekerja dengan cara yang baru dan lebih efisien.

Pencapaian upaya BPR, terutama ketika prosedur dilakukan oleh individu, karena itu sangat tergantung pada pemahaman orang tentang teori-teori berikut:

* Siapa. Individu yang bertanggung jawab atas setiap tugas dalam proses harus jelas. Harus jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan.

* Apa. Fitur yang harus sesuai dengan output dari tindakan ini. Nilai yang ditambahkan ke objek proses.

* Bagaimana. Cara pekerjaan harus dilakukan harus dipahami dengan jelas dan dibuat eksplisit (direkam) bersama dengan tingkat detail yang penting. Penting bahwa serangkaian deskripsi dan arahan ini mudah ditingkatkan, jadi praktik terbaik dan pelajaran yang dapat diintegrasikan dan dipekerjakan secara luas.

* Kapan. Tindakan mana yang mendahului dan mengikuti pekerjaan.

* Di mana tindakan dilakukan.

Nilai penggunaan prosedur secara efisien juga ditentukan oleh jumlah orang yang mengikuti prosedur. Semakin besar jumlahnya, semakin besar nilai instalasi yang efisien. Pertimbangkan departemen pemrosesan klaim dari perusahaan asuransi, orang yang menganalisis hipotek meminta di bank komersial atau pusat panggilan utama. Unit -unit ini biasanya memiliki sejumlah besar orang yang melaksanakan prosedur yang sama.

Tujuannya adalah agar orang yang menjalankan prosedur melakukannya sedekat mungkin dengan versi baru dari prosedur ini, pada periode waktu sesingkat mungkin. Kedua variabel ini sangat penting untuk menciptakan nilai dan juga untuk memulihkan sumber daya yang dihabiskan untuk merekayasa ulang prosedur.

Beberapa praktik yang dapat berkontribusi pada tujuan ini termasuk membuat proses tersedia dalam format yang memfasilitasi penampilannya ke atas, pelatihan, mengendalikan, memberi insentif kepatuhan proses, dll..

Tetapi menerapkan teknik ini bukan sinonim untuk sukses.

Tantangan sebenarnya adalah menemukan pembelian peserta. Ini adalah faktor budaya dan sosial harus diperhitungkan, dan manajemen perubahan, manajemen pengetahuan, manajemen harapan, dll.. ikut bermain.

Pengalaman menunjukkan, terutama dengan pekerja pengetahuan, yang melibatkan peserta prosedur dalam keputusan yang mempengaruhi mereka, memastikan mereka mendapat informasi yang baik dan membuat mereka merasa bahwa pandangan mereka telah dipertimbangkan, lebih kuat daripada memaksa mereka untuk mengikuti prosedur baru. Meskipun ada beberapa contoh disiplin yang ketat harus digunakan untuk menegakkan kepatuhan dengan prosedur ini, biasanya lebih baik untuk menghargai sikap yang sangat baik daripada menghukum ketidakpatuhan.

Setelah prosedur dilakukan setelah proses baru, juga sangat penting untuk memungkinkan umpan balik ke mesin. Prosedur Pendapat peserta sangat penting untuk meningkatkan proses dan sangat mungkin mereka memiliki beberapa saran yang sangat baik untuk memperbaikinya. Sebagai contoh, melakukan tugas tertentu dengan cara yang dapat dilembagakan sebagai praktik terbaik, terintegrasi ke prosedur dan digunakan untuk setiap peserta dalam prosedur.