फेसबुक ट्विटर
beebla.com

मानव केंद्रित प्रक्रियाओं को डिजाइन और तैनात करना

Deandre Millinor द्वारा सितंबर 19, 2021 को पोस्ट किया गया

इन सभी या कुछ हिस्सों को स्वचालित करने के लिए इंजीनियर प्रक्रियाओं को फिर से करने के लिए पिछले वर्षों में बहुत प्रयास पूरा किया गया था। कंपनियों की एक अच्छी संख्या ने नए सॉफ्टवेयर सिस्टम की शुरुआत के परिणामस्वरूप अपनी प्रक्रियाओं को बदल दिया है, जिसका उद्देश्य उनके बैक और फ्रंट ऑफिस के प्रबंधन को सुव्यवस्थित करना है। कंपनियों ने ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और भागीदारों के साथ संचार का अनुकूलन करने के लिए कंपनी की सीमाओं को पार करने वाली प्रक्रियाओं का भी ध्यान रखा है। इस रुचि की एक विशेषता यह है कि इसे प्रौद्योगिकी द्वारा संचालित किया गया है।

पिछले वर्षों में हमने ईआरपी और सीआरएम सिस्टम, कंटेंट और डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम, वर्कफ़्लो ऑटोमेशन प्रोग्राम आदि की शुरुआत देखी है। व्यवसायों को अपने संसाधनों का अधिक कुशल उपयोग प्राप्त करने में मदद मिलती है। ऐसा प्रतीत होता है कि CIO का मानना ​​था कि एक प्रभावशाली आईटी पोर्टफोलियो सीधे बेहतर प्रक्रियाओं को जन्म दे सकता है।

फिर भी प्रक्रिया अनुकूलन के मानव पक्ष पर कम ध्यान दिया गया है। विश्व स्तरीय कंसल्टेंसी कंपनी, बेस्ट ऑफ ब्रीड सॉफ्टवेयर प्रोडक्ट्स परमिट, आदि द्वारा एक स्टाफ का भुगतान करने पर बहुत सारा पैसा खर्च किया जाता है। और यह सामान्य है कि नई प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से तैनात करने का मूल्य कम करके आंका जाता है। बढ़ी हुई प्रक्रियाओं को डिजाइन करना और प्रलेखित करना व्यवसाय के लिए मूल्य नहीं बनाता है। यह केवल तभी होता है जब ये नई प्रक्रियाएं वास्तविक दुनिया में की जाती हैं जो कि मूल्य बनाया जाता है।

यदि हम लोकप्रिय रूपक का उपयोग करते हैं जो एक ऑर्केस्ट्रा के साथ एक कंपनी की तुलना करता है, तो आपके पास सबसे अच्छे संगीतकारों (श्रमिकों) को क्रम में संगीत स्कोर (प्रक्रियाओं) के साथ मिलकर सर्वश्रेष्ठ उपकरणों (सॉफ्टवेयर सिस्टम) का आनंद ले सकते हैं। मूल्य तब दिखाई देता है जब वे एक समन्वित फैशन में एक साथ खेलना शुरू करते हैं।

अधिकांश व्यावसायिक प्रक्रिया पुनरुत्थान (बीपीआर) परियोजनाओं के बहुमत का उद्देश्य, उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता को बढ़ाना है, कीमतों को कम करने के लिए, विकास के समय को कम करने के लिए, ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ाने के लिए, आदि। नीचे की रेखा में आपको जो महसूस करना होगा वह यह है कि लोग एक नए और अधिक कुशल तरीके से काम करते हैं।

एक बीपीआर प्रयास की उपलब्धि, खासकर जब प्रक्रिया व्यक्तियों द्वारा की जाती है, इसलिए लोगों की निम्नलिखित सिद्धांतों की समझ पर अत्यधिक निर्भर है:

* WHO। प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य के प्रभारी व्यक्ति को स्पष्ट होना चाहिए। यह स्पष्ट होना चाहिए कि हर गतिविधि के लिए कौन जवाबदेह है।

* क्या। इस कार्रवाई के आउटपुट के अनुरूप होना चाहिए। यह मान प्रक्रिया ऑब्जेक्ट में जोड़ता है।

* कैसे। जिस तरह से नौकरी का प्रदर्शन किया जाना चाहिए, उसे स्पष्ट रूप से समझा जाना चाहिए और स्पष्ट (रिकॉर्ड किया गया) विस्तार के आवश्यक स्तर के साथ। यह आवश्यक है कि विवरण और दिशाओं का यह सेट अपग्रेड करने के लिए सरल है, इसलिए सीखी गई सर्वोत्तम प्रथाओं और पाठों को एकीकृत और व्यापक रूप से नियोजित किया जा सकता है।

* कब। कौन सी क्रियाएं पूर्ववर्ती हैं और नौकरी का पालन करती हैं।

* जहां कार्रवाई की जाती है।

एक प्रक्रिया को कुशलता से तैनात करने का मूल्य उन व्यक्तियों की मात्रा द्वारा भी निर्धारित किया जाता है जो प्रक्रिया का पालन कर रहे हैं। संख्या जितनी अधिक होगी, अधिक से अधिक मूल्य एक कुशल स्थापना प्रदान करता है। एक बीमा वाहक के दावा प्रसंस्करण विभाग पर विचार करें, बंधक का विश्लेषण करने वाले लोग एक वाणिज्यिक बैंक या एक प्रमुख कॉल केंद्र में पूछते हैं। इन इकाइयों में आम तौर पर एक ही प्रक्रिया को निष्पादित करने वाले व्यक्तियों की एक शानदार संख्या होती है।

उद्देश्य यह है कि प्रक्रिया को निष्पादित करने वाले लोग इसे कम से कम समय अवधि में, प्रक्रिया के इस नए संस्करण के करीब करते हैं। मूल्य बनाने के लिए ये दोनों चर बहुत महत्वपूर्ण हैं और प्रक्रिया को फिर से संगठित करने में खर्च किए गए संसाधनों को पुनर्प्राप्त करने के लिए भी।

इस उद्देश्य में योगदान करने वाली कुछ प्रथाओं में एक प्रारूप में आसानी से उपलब्ध प्रक्रियाओं को शामिल करना शामिल है जो इसकी उपस्थिति को ऊपर की ओर, प्रशिक्षण, नियंत्रण, प्रोत्साहन प्रक्रिया अनुपालन, आदि की सुविधा देता है।

लेकिन इस तकनीक को लागू करना सफलता का पर्याय नहीं है।

वास्तविक चुनौती प्रतिभागी को खरीदने के लिए है। ये सांस्कृतिक हैं और सामाजिक कारकों को ध्यान में रखा जाना है, और प्रबंधन, ज्ञान प्रबंधन, अपेक्षाओं का प्रबंधन, आदि को बदलना है। आओ, खेल में शामिल हो।

अनुभव दिखाता है, विशेष रूप से ज्ञान श्रमिकों के साथ, कि निर्णयों में प्रक्रिया प्रतिभागियों को शामिल करना जो उन्हें प्रभावित करते हैं, यह सुनिश्चित करते हैं कि उन्हें अच्छी तरह से सूचित किया जाता है और उन्हें यह महसूस होता है कि उनके दृष्टिकोण को ध्यान में रखा गया है, नई प्रक्रियाओं का पालन करने के लिए उन्हें मजबूर करने की तुलना में अधिक शक्तिशाली है। यद्यपि कुछ उदाहरण हैं सख्त अनुशासन का उपयोग प्रक्रिया के अनुपालन को लागू करने के लिए किया जाना चाहिए, यह आमतौर पर गैर अनुपालन को दंडित करने की तुलना में उत्कृष्ट दृष्टिकोण को पुरस्कृत करना बेहतर होता है।

एक बार जब नई प्रक्रिया के बाद प्रक्रिया की जा रही है, तो मशीन को प्रतिक्रिया की अनुमति देना भी बेहद महत्वपूर्ण है। प्रक्रिया में सुधार करने के लिए प्रक्रिया प्रतिभागियों की राय बहुत महत्वपूर्ण है और यह बहुत संभावना है कि इसे सुधारने के लिए उनके पास कुछ उत्कृष्ट सुझाव हैं। उदाहरण के लिए, एक विशेष कार्य को एक ऐसे साधन में करना, जिसे एक सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में संस्थागत किया जा सकता है, प्रक्रिया के लिए एकीकृत किया जा सकता है और प्रक्रिया में प्रत्येक प्रतिभागी को तैनात किया गया है।